第一章 总 则
第一条 为进一步规范学校物资采购和管理,加强物资采购的审计监督工作,根据《中华人民共和国审计法》《教育系统内部审计工作规定》《内部审计实务指南第2号―物资采购审计》《中华人民共和国政府采购法》和学校内部审计工作规定、采购管理办法、分散采购实施办法等有关规定精神,结合学校实际,制定本办法。
第二条 本办法所称的物资采购审计是指学校审计处依据国家有关法律法规,按照一定的程序和方法,对学校物资采购各部门的内部控制及采购活动进行的独立监督和评价活动。
第三条 审计的目的是堵塞物资采购管理过程中的漏洞,防范采购风险,保障物资采购质量,提高我校物资采购资金的使用效益。
第四条 内部审计人员应具有物资采购管理的相关专业知识,熟悉相关法律法规、政策,掌握学校物资采购内部控制制度,了解组织物资采购流程。开展专业技术性较强的物资采购审计,审计处可聘请外部专家参与。
第二章 审计监督范围
第五条 凡使用学校经费(包括校内预算经费、科研经费、专项经费、捐助资金等)取得货物、服务的行为。本办法所称货物具体包括教学科研设备及耗材、行政办公设备及耗材、图书教材资料、建设工程材料、后勤维修物资等用于教学、科研、行政、后勤、基建、维修等方面的物资。本办法所称服务,是指除货物以外的采购对象,包括购买网络信息安全服务、印刷、物业管理、安保、租赁、印刷、会议、维修保养等服务。
第三章 审计监督内容
第六条 物资采购审计监督主要包括以下内容:
(一)采购归口管理部门即招标采购办公室是否建立物资采购管理制度及流程。
(二)校内采购部门及采购相关人员是否按照招标采购办公室制定的采购管理制度及流程进行采购。
(三)采购项目是否列入学校采购计划,立项手续是否完备,采购资金是否经批准纳入预算。
(四)采购方式的选择和采购程序的确定是否符合国家法律法规、上级主管部门要求。
(五)采购招标和供应商选择是否按照《中华人民共和国政府采购法》规定执行。
(六)采购合同条款是否符合国家现行有关法律法规,是否符合预算要求,是否符合招标文件要求,如有超计划指标是否办理审批手续。
第四章 审计监督方式
第七条 审计处对物资采购的审计采取参与式审计、结合式审计两种方式。
(一)参与式审计是指审计处参与政府采购的审查及物资采购合同审查。
1.政府采购的审查是指审计处按照江西省财政厅《政府采购需求管理办法》的要求作为审查工作机制成员对学校政府采购项目的采购需求及采购实施计划进行审查。
2.物资采购合同审查是指审计处根据学校合同管理办法中审计处对应的管理权限和职责,对物资采购合同主要条款进行审计。审查采购部门是否按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同,采购合同条款与招投标文件内容是否一致。
(二)结合式审计是指审计处结合对各采购部门的财务收支审计、经济责任审计等各类审计,将物资采购审计监督融入各类审计计划中,作为特定的审计内容。审计内容包括采购程序是否合法合规;采购过程是否公平、公正;供应商选择是否合理;采购合同执行是否到位;采购验收是否按照采购合同条款进行等等。
第五章 审计监督流程
第八条 物资采购审计监督流程主要为:
(一)参与式审计
1.政府采购的审查流程按照江西省财政厅《政府采购需求管理办法》文件规定的审查流程进行。
2.物资采购合同审查流程按照学校合同管理办法(赣医发〔2023〕7号)文件规定的合同审核审批流程进行。
(二)结合式审计
结合式审计按照学校财务收支审计实施办法(赣医发〔2017〕29号)及领导干部经济责任审计实施办法(赣医发〔2017〕32号)文件规定的审计流程进行。
第六章 附 则
第九条 采购部门严格执行采购纪律,实行“阳光作业”,审计处对采购过程中发现的违法违规行为,提请学校严肃问责。
第十条 在接受审计监督中,各采购单位和部门应积极配合,及时提供真实、完整的资料,不得拒绝和阻碍审计人员履行职责。
第十一条 本办法由审计处负责解释。未尽事项,按国家和上级有关规定执行。
第十二条 本办法自印发之日起施行,原《赣南医学院物资采购审计实施办法(修订)》(赣医发〔2019〕49号)同时废止。学校此前有关规定与本办法不一致的,以本办法为准。